Внедрение 1С:Документооборот в редакции "Вечерняя Москва"

Программа «1C:Документооборот КОРП» используется различными предприятиями для автоматизации сложных бизнес-процессов закупочной и договорной деятельности. Данный продукт поставляется фирмой «1С», которая занимает лидирующее место среди подобных компаний.

Описание деятельности заказчика 

Свою деятельность АО "Редакция газеты "Вечерняя Москва" начала в декабре 1923 года. В настоящее время данная организация выпускает следующие печатные издания:

• утренний выпуск газеты «Вечерняя Москва»: реализуется покупателям через подписку и газетные киоски;
• вечерний выпуск газетного издания «Вечерняя Москва»: раздается без оплаты всем желающим, взять газету можно в вестибюле на любой станции метро в Москве;
• каждую неделю по заказу правительства столицы печатается тираж «семейной» газеты «Вечерняя Москва»: издание безвозмездно рассылается всем социально незащищенным жителям Москвы.

На начало февраля 2019 года газета набрала 1 315 301 читателей.
Всего на предприятии задействовано более 300 сотрудников.
Предприятие АО «Редакция газеты «Вечерняя Москва» принимает активное участие в государственных тендерных торгах, выступая в качестве заказчика и поставщика. В течение 2018 года было выполнено более 150 закупок.

Ситуация до внедрения автоматизации документооборота 

Внедрение 1С благоприятно повлияло на ситуацию с документооборотом на предприятии. До внедрения системы «1C:Документооборот 8 КОРП» все операции с документами выполнялись на бумажных носителях, что приводило к длительному, сложно контролируемому согласованию документации, дублированию и утере документов, а также требовало значительных трудозатрат на поиск и анализ необходимой информации.

Какие задачи требовали решения

Перечень задач для решения, которых потребовалось внедрение автоматизации документооборота:

• сохранность документов;
• наведение порядка в бизнес-процессах и их оптимизация;
• создание системы согласования документов;
• исключение дублирования бумажных носителей;
• уменьшение трудозатрат персонала;
• автоматизацию по созданию отчетной документации.

Выполненные действия 

В процессе внедрения электронного документооборота было:

• проведено комплексное обследование текущего состояния дел компании;
• разработано техническое задание с детальным описанием всех последующих настроек системы, формата загрузки НСИ, отрисовкой и описанием маршрутов бизнес-процессов;
• настроены виды и адаптированы в систему формы внутренних документов;
• настроено автоматическое заполнение печатных форм документов;
• разработана внешняя печатная форма Листа визирования документов;
• настроены согласованные маршруты бизнес-процессов;
• разработаны пользовательские инструкции, инструкция администрирования системы;
• разработаны шаблоны для заполнения матрицы прав доступа, проведены методические консультации по настройке прав доступа;
• проведено очное групповое обучение сотрудников компании;
• осуществлена консультационная поддержка в тестовой и опытно-промышленной эксплуатации.

Результат

По итогам внедрения проекта 1C Документооборот отмечено:

• ускорение процесса подготовки документов к закупочным процедурам;
• регламентация и сокращение времени на согласование договоров;
• исключение дублирования документов на бумажных носителях;
• улучшение исполнительской дисциплины.

Проект завершен, система передана в промышленную эксплуатацию 20 апреля 2018 года. В настоящий момент внедренная система успешно работает.
В результате внедрения проекта автоматизировано 50 рабочих мест.
Дата старта проекта 129.2017 г.
Дата ввода системы в промышленную эксплуатацию 20.04.2018 г.