Внедрение документооборота

Подготовительный этап внедрения

  1. Приобретение программы 1С:Документооборот;
  2. Приобретение клиентских и серверных лицензий;
  3. Установка программного продукта на рабочие места рабочей группы;
  4. Экспертные работы по 1С:Документооборот 8:
    • Аудит документооборота на предприятии (1-2 дня);
    • Интервьюирование сотрудников предприятия, сбор информации;
    • Разработка плана внедрения;
    • Определение требований к нормативно-справочной информации.
  5. Вводное обучение рабочей группы основным функциям программы (6-8 ч);
  6. Ввод/загрузка нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Контрагенты»)
Результаты подготовительного этапа
  1. Программа и лицензии доставлены;
  2. Программа установлена на рабочие места сотрудников рабочей группы;
  3. Рабочая группа и ключевые пользователи ознакомлены с функциональными возможностями продукта;
  4. Предоставлен план график работ;
  5. Вы можете проектировать бизнес-процессы делопроизводства вашей компании в разрезе "1С:Документооборот 8"
Срок запуска: 8 рабочих дней
Стоимость работ: 50 000 руб.

Быстрый запуск 1С:Документооборот

Основные процессы (блоки/кейсы внедрения):

  1. Согласование договоров
    1. Ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
    2. Интервьюирование сотрудников;
    3. Определение видов договоров, определение шаблонов форм типовых договоров;
    4. Определение маршрутов согласования договоров;
    5. Настройка шаблонов документов;
    6. Настройка маршрутов движения документов;
    7. Тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
    8. Обучение сотрудников согласованию договоров в программе;
    9. Подготовка пошаговой инструкции по согласованию договоров в программе.
    Результат: определены виды договоров, настроены шаблоны документов (в том числе автозаполняемые формы), определены и настроены маршруты согласования договоров, пользователи обучены работе с системой.
    Срок запуска: 10 рабочих дней
    Стоимость работ: 160 000 руб.
  2. Контроль исполнительской дисциплины (задачи, поручения)
    1. Ознакомление с регламентными документами по исполнительской дисциплине (если есть);
    2. Интервьюирование сотрудников;
    3. Определение видов поручений и процессов их обработки;
    4. Определение видов поручений и задач;
    5. Настройка маршрутов обработки поручений;
    6. Тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;
    7. Обучение сотрудников работе с поручениями и задачами;
    8. Подготовка пошаговой инструкции по работе с поручениями и задачами.
    Результат: программа настроена для постановки и контроля исполнения задач и поручений, пользователи обучены работе с системой.
    Срок запуска: 8 рабочих дней
    Стоимость работ: 120 000 руб.
  3. Автоматизация канцелярии
    1. Ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
    2. Интервьюирование сотрудников;
    3. Определение видов входящих и исходящих документов, определение шаблонов форм документов;
    4. Определение маршрутов движения входящих и исходящих документов;
    5. Настройка шаблонов документов;
    6. Настройка маршрутов движения документов;
    7. Тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
    8. Обучение сотрудников работе с входящими и исходящими документами;
    9. Подготовка пошаговой инструкции по работе с корреспонденцией в программе.
    Результат: определены виды входящих и исходящих документов, настроены шаблоны этих документов, определены и настроены маршруты обработки входящих и исходящих документов, пользователи обучены работе с системой.
    Срок запуска: 8 рабочих дней
    Стоимость работ: 120 000 руб.
  4. Работа с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения)
    1. Ознакомление с регламентными документами по документообороту;
    2. Интервьюирование сотрудников;
    3. Определение видов организационно-распорядительных документов, определение шаблонов типовых форм;
    4. Определение маршрутов обработки организационно-распорядительной документации;
    5. Настройка шаблонов документов;
    6. Настройка маршрутов движения документов;
    7. Тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
    8. Обучение сотрудников работе в программе;
    9. Подготовка пошаговой инструкции по работе с организационно-распорядительными документами в программе.
    Результат: определены виды приказов и распоряжений, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки организационно-распорядительных документов, пользователи обучены работе с системой.
    Срок запуска: 7 рабочих дней
    Стоимость работ: 98 000 руб.
  5. Бесшовная интеграция с 1С:ERP, 1С:УТ 11, 1С:КА 2.0, 1С:Бухгалтерия КОРП 3.0, 1С:ЗиУП 3.0, 1С:УХ
    1. Ознакомление с регламентными документами по документообороту;
    2. Интервьюирование сотрудников;
    3. Определение программного продукта, подходящего для настройки интеграции;
    4. Определение видов интегрируемых документов;
    5. Настройка правил интеграции;
    6. Тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
    7. Обучение сотрудников работе в программе;
    8. Подготовка пошаговой инструкции использования бесшовной интеграции.
    Результат:определены виды интегрируемых документов, настроена бесшовная интеграция, пользователи обучены работе с системой
    Срок запуска: 10 рабочих дней
    Стоимость работ: 110 000 руб.
  6. Организация архива документов, файлового хранилища
    1. Ознакомление с регламентными документами по хранению файлов (если есть);
    2. Интервьюирование сотрудников;
    3. Определение структуры хранения информации, прав доступа к файлам и документам;
    4. Настройка прав доступа и параметров программы в части файлового хранилища;
    5. Тестовое создание файлов и папок, проверка работоспособности модели;
    6. Обучение сотрудников работе в программе;
    7. Подготовка пошаговой инструкции по работе с файлами.
    Результат:определена структура и параметры хранения файлов, разграничен доступ к файлам, пользователи обучены работе с системой
    Срок запуска: 10 рабочих дней
    Стоимость работ: 110 000 руб.

Преимущества работы компании в 1С:Документообороте

Очень часто руководитель не может четко ответить на такие простые вопросы:

  • Какие поручения вы дали и кому?
  • Какие из них выполнены, не выполнены, просрочены?
  • Кто следит за исполнением поручений? Как он это делает?
  • Как вы узнаете о том, что что-то по вашим поручениям идет не так?
  • Все ли исполнители в курсе, какие поручения им были выданы?

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины позволяет оперативно получать ответы на эти вопросы, а также повысить скорость работы сотрудников в среднем на 20%.

Автоматизация блока «Согласование договоров»

  • снижает риски утраты документа и неисполнения обязательств;
  • сокращает трудозатраты на поиск и обработку документов;
  • повышает исполнительскую дисциплину;
  • позволяет сократить сроки согласования договоров в среднем на 30-50%;
  • позволяет сократить затраты на расходные материалы (бумагу, картриджи) в среднем на 20%.

Автоматизация канцелярии позволяет устранить проблемы того, что:

  • важные документы остаются необработанными или неотправленными;
  • на подпись к руководству попадают незначительные документы, а важные остаются без рассмотрения;
  • документы теряются или залеживаются на столах сотрудников;
  • нет четкого понимания, какие операции нужно провести с тем или иным документом;
  • на обработку и поиск документов уходит много времени.

Оптимизация процессов создания, согласования, утверждения и исполнения организационно-распорядительной документации позволяет:

  • существенно сократить время ознакомления с приказами и распоряжениями;
  • легко контролировать исполнение приказов и распоряжений;
  • сократить время и трудозатраты на подготовку и согласование организационно-распорядительной документации;
  • снизить риски утраты и порчи документов;
  • повысить исполнительскую дисциплину.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию

Введите ваш номер телефона и наши специалисты свяжутся с вами для бесплатной консультации по продуктам автоматизации: